Trello – organizacyjne cudeńko

Choć szykuję dla Was obszerny tekst na temat narzędzi, które ułatwiają mi pracę i codzienną organizację, uznałam, że tej aplikacji należy się osobny wpis. Jest ona bowiem takim cudem, którym warto się dzielić i o którym warto opowiedzieć szerzej. Przed Wami Trello – darmowe narzędzie stworzone z myślą o porządkowaniu zadań, organizacji i planowaniu. Full możliwości w ultraprostej oprawie – będziecie oczarowani!

Czym jest Trello?

Nie da się jednoznacznie określić czym jest Trello, bowiem – przy całej swojej prostocie – narzędzie to oferuje tyle możliwości, że każdy może używać go do czegoś innego. W tym zakresie ogranicza nas tylko fantazja. Ogólnie rzecz ujmując można powiedzieć, że Trello pomaga w porządkowaniu zadań, planowaniu, organizacji pracy, tworzeniu list i pracy nad projektami. W aplikacji tworzymy swoje tablice, zaś tablice dzielimy na listy z kartami. Jest prosto i przejrzyście, a praca z aplikacją jest wielką przyjemnością.

Co ciekawe, swoje tablice można udostępniać publicznie lub dawać do nich dostęp innym osobom. Wiele dużych firm korzysta z tego narzędzia, ponieważ w łatwy sposób można za jego pośrednictwem dzielić zadania pomiędzy pracowników, wspólnie opracowywać projekty i dzielić się pomysłami.

Jak pokazuje strona z inspiracjami Trello, na różne sposoby używają tej aplikacji marketingowcy, informatycy, blogerzy, nauczyciele, graficy, biznesmeni, studenci czy gospodynie domowe. Można tutaj zaplanować i zaprezentować menu restauracji, plan imprezy, listę prezentów, harmonogram przygotowań ślubnych albo nauki języków, etapy pracy nad projektami, inspiracje, przepisy i wiele, wiele więcej. Czy wspominałam już, że przy pracy z Trello ogranicza nas jedynie fantazja?

Trello i ja – jak korzystam z Trello

Aby najlepiej zobrazować, jak wygląda aplikacja, zaprezentuję Wam moje tablice i krótko wyjaśnię, do czego mi służą. Klikajcie na grafiki, jeżeli chcecie zobaczyć je z bliska.

my board trello

Codziennik

Tablica z podziałem na siedem dni. Do każdego dnia przypisane są trzy grupy:

  • Zadania – zaplanowane na dany dzień zadania do odhaczenia. Rzeczy, o których wiem, że muszę je tego dnia zrobić – codzienne lekcje esperanta, treningi, wyjścia, telefony itd.
  • Posiłki Zosi – menu dla młodej opracowuję dzień lub kilka dni wcześniej. Wpisuję wszystko w rubrykę i nie muszę już od rana zastanawiać się, co też wymyślić dla tego mojego małego głodomora.
  • Nasze posiłki – wspominałam już o tym kiedyś – planowanie posiłków z góry jest dla mnie jednym ze sposobów na oszczędzenie czasu i pieniędzy. Jeden rzut oka wystarcza, by wiedzieć, co muszę dokupić i co zrobić. Bez trwonienia czasu na codzienne debatowanie nad jedzeniem i nagłe latanie po sklepach w poszukiwaniu czegoś, o czym nie wiedziałam, że będzie potrzebne.

Kiedy dzień dobiega końca, a ja zarchiwizowałam już wszystkie zadania, przenoszę całą dzienną listę na koniec – w ten sposób kolejny dzień znajduje się na początku szeregu.

my board trello

Sprawy prywatne

Na tej tablicy znajdują się:

  • Lista zadań – wszystko, co przyjdzie mi do głowy, a co nie ma przypisanej konkretnej daty wykonania. Zazwyczaj są to spontaniczne zapiski, które nie trafiają do “codziennika” właśnie dlatego, że są niezaplanowane i właściwie nie wiem, kiedy zostaną wykonane. Ale żeby o nich nie zapomnieć – zapisuję.
  • Lista zakupowa – tutaj zastosowałam podział na różne kategorie. Są książki, które chciałabym kupić, są rzeczy potrzebne do remontu, produkty które kupuję na co dzień i większa lista na planowane duże zakupy.
  • Filmy – posiłkując się moją filmwebową listą filmów do obejrzenia, co jakiś czas dodaję na tablicę filmy wraz z datami i godzinami emisji. Dzięki dodaniu dat, trafiają one jednocześnie do kalendarza Trello, który zintegrowałam z kalendarzem Google, dzięki czemu nie ma szans, bym cokolwiek przegapiła – a wszystko to dzięki stosownym powiadomieniom.
  • Przepisy – do niedawna gromadziłam przepisy w zakładkach przeglądarki albo w Evernote, którego szczerze nie znoszę i którego z radością się pozbyłam, ale znacznie przyjemniej jest mieć je pod ręką – w takiej ładnej i przejrzystej formie.

Do tej tablicy ma dostęp również Marcin. W ten sposób możemy oboje dopisywać zadania, produkty do kupienia czy filmy do obejrzenia.

tablica trello

Sprawy służbowe

Tę tablicę stworzyłam z myślą o organizacji spraw związanych z pracą. Gromadzę tutaj pomysły i projekty, planuję promocje, notuję zadania, które normalnie wyleciałyby mi z głowy itd. Wszystko w jednym miejscu, zawsze pod ręką – niezależnie, czy jestem w domu, za miastem czy przy komputerze męża.

tablica board trello

Sprawy blogowe

Oto moje centrum zarządzania sprawami związanymi z blogiem. Najważniejsze punkty tej tablicy, to:

  • Kalendarz wpisów na dany miesiąc – gdy wiem już kiedy i jaki wpis chcę opublikować, w ramach przypominajki i motywatora umieszczam go na liście, opatruję stosowną datą i odhaczam po wykonaniu.
  • Kopalnia – tutaj gromadzę pomysły na wpisy i cykle oraz notuję luźne myśli związane z blogiem
  • Egzemplarze recenzenckie – żeby o niczym nie zapomnieć, zapisuję – z podziałem na miesiące – kiedy przybyły do mnie dane książki. Po przeczytaniu, znikają z listy i trafiają do archiwum.

Zanim przekonałam się do Dysku Google, umieszczałam tutaj również – widoczne powyżej – grafiki związane z blogiem, żeby w razie czego mieć do nich swobodny dostęp.

ksiazki trello tablica board

Książki

Tę tablicę stworzyłam na potrzeby niniejszego wpisu, ale prawdopodobnie zostanie ze mną na dłużej. Jako jedyna ma ona status publiczny, a wszystko po to, abyście mogli przyjrzeć jej się z bliska, kliknąć tu i tam, sprawdzić dostępne opcje itd. Tablica dostępna jest tutaj: Książki – kreatywa.net. Podzieliłam ją na cztery sekcje z książkami, które czytam, wkrótce przeczytam, ostatnio przeczytałam (po kliknięciu na zdjęcie ukazuje się link do wpisu na blogu) i które chciałabym mieć. Tutaj też możecie przyjrzeć się działaniu kolorowych etykiet, które pozwalają lepiej porządkować treść.

Trello od środka

Tak prezentuje się strona główna Trello, z poziomu której możemy przejść do wybranej przez siebie tablicy:

trello strona glowna screen

Większość moich kart na tablicach zawiera tzw. “checklisty”, czyli wygodne w obsłudze listy spraw do odhaczenia. To właśnie na nich opierają się moje listy zakupowe, codzienne zadania czy propozycje posiłków:

trello checklista

W bocznym menu można pobawić się nieco opcjami Trello. Tworzenie etykiet, zmienianie tła, filtrowanie kart, dodawanie naklejek, przeglądanie archiwum itd. – panel zawiera całkiem sporo opcji, z którymi warto się zapoznać:

menu trello

Poniżej przykład karty. Widać tutaj wszystkie opcje – dodawanie etykiet, członków, opisów, komentarzy, załączników, checklist i dat, a także takie opcje jak archiwizacja, kopiowanie czy przesuwanie.

trello card karta

Dostęp do powyższych opcji można uzyskać również łatwo i szybko z poziomu tablicy:

trello rozne opcje

Obsługa list jest niezwykle łatwa. Wystarczy kliknięcie i ruch myszy, aby swobodnie przesuwać całe listy lub pojedyncze karty:

trello nawigacja
trello navigation

Aplikacja mobilna Trello

Ogromną zaletą Trello jest to, że do swoich tablic można mieć dostęp nie tylko z komputera, ale także tabletu i smartfona. Sama bardzo sobie chwalę tę opcję, bo nawet z dala od laptopa mam pełen dostęp do wszystkich swoich list. Poniżej kilka screenów z aplikacji:

Jak widać – w Trello rządzi prostota użycia, estetyka i ogromna funkcjonalność. Ja jestem zachwycona. A najwspanialsze jest to, że każdego dnia przychodzą mi do głowy nowe pomysły, jak ulepszyć swoje tablice i być dzięki temu jeszcze bardziej wydajną i lepiej zorganizowaną.

O Trello parę słów

Co jeszcze musicie wiedzieć? Na przykład to, że Trello jest w pełni funkcjonalne w wersji darmowej, ale istnieją także opcje płatne. Nie przyglądałam się wersji biznesowej, bo to zupełnie nie moja działka, ale dzięki temu, że z mojego linku zarejestrował się w serwisie Marcin, zyskałam możliwość testowania przez miesiąc wersji Gold. Ta wersja pozwala na dodawanie większych załączników i użycie większej liczby naklejek (sama w ogóle z nich nie korzystam) oraz teł. Krótko mówiąc – nie jest to nic na tyle istotnego, aby trzeba było wydawać na to $5 miesięcznie.

Póki co strona obsługuje języki: angielski, hiszpański, niemiecki, portugalski i francuski, ale widziałam kiedyś informację, że trwają prace również nad wersją polską. Nie obawiajcie się jednak, obsługa aplikacji jest tak bajecznie prosta, że nawet przy użyciu angielskiego każdy sobie z nią spokojnie poradzi.

Zachęcam Was do korzystania z Trello – szczególnie, jeżeli lubicie mieć porządek w projektach i zadaniach albo macie problem z ogarnianiem codziennych spraw.

Przeczytaj również:

Spodobał Ci się ten wpis? Polub Kreatywę na Facebooku:

27 komentarzy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *