1 kwietnia 2016

MIS-ja kreatywna #20: Trello - organizacyjne cudeńko

trello logo recenzja

Choć szykuję dla Was obszerny tekst na temat narzędzi, które ułatwiają mi pracę i codzienną organizację, uznałam, że tej aplikacji należy się osobny wpis. Jest ona bowiem takim cudem, którym warto się dzielić i o którym warto opowiedzieć szerzej. Przed Wami Trello - darmowe narzędzie stworzone z myślą o porządkowaniu zadań, organizacji i planowaniu. Full możliwości w ultraprostej oprawie - będziecie oczarowani!

Czym jest Trello?

Nie da się jednoznacznie określić czym jest Trello, bowiem - przy całej swojej prostocie - narzędzie to oferuje tyle możliwości, że każdy może używać go do czegoś innego. W tym zakresie ogranicza nas tylko fantazja. Ogólnie rzecz ujmując można powiedzieć, że Trello pomaga w porządkowaniu zadań, planowaniu, organizacji pracy, tworzeniu list i pracy nad projektami. W aplikacji tworzymy swoje tablice, zaś tablice dzielimy na listy z kartami. Jest prosto i przejrzyście, a praca z aplikacją jest wielką przyjemnością.

Co ciekawe, swoje tablice można udostępniać publicznie lub dawać do nich dostęp innym osobom. Wiele dużych firm korzysta z tego narzędzia, ponieważ w łatwy sposób można za jego pośrednictwem dzielić zadania pomiędzy pracowników, wspólnie opracowywać projekty i dzielić się pomysłami.

Jak pokazuje strona z inspiracjami Trello, na różne sposoby używają tej aplikacji marketingowcy, informatycy, blogerzy, nauczyciele, graficy, biznesmeni, studenci czy gospodynie domowe. Można tutaj zaplanować i zaprezentować menu restauracji, plan imprezy, listę prezentów, harmonogram przygotowań ślubnych albo nauki języków, etapy pracy nad projektami, inspiracje, przepisy i wiele, wiele więcej. Czy wspominałam już, że przy pracy z Trello ogranicza nas jedynie fantazja?


Trello i ja - jak korzystam z Trello


Aby najlepiej zobrazować, jak wygląda aplikacja, zaprezentuję Wam moje tablice i krótko wyjaśnię, do czego mi służą. Klikajcie na grafiki, jeżeli chcecie zobaczyć je z bliska.

my board trello

Codziennik


Tablica z podziałem na siedem dni. Do każdego dnia przypisane są trzy grupy:
  • Zadania - zaplanowane na dany dzień zadania do odhaczenia. Rzeczy, o których wiem, że muszę je tego dnia zrobić - codzienne lekcje esperanta, treningi, wyjścia, telefony itd.
  • Posiłki Zosi - menu dla młodej opracowuję dzień lub kilka dni wcześniej. Wpisuję wszystko w rubrykę i nie muszę już od rana zastanawiać się, co też wymyślić dla tego mojego małego głodomora.
  • Nasze posiłki - wspominałam już o tym kiedyś - planowanie posiłków z góry jest dla mnie jednym ze sposobów na oszczędzenie czasu i pieniędzy. Jeden rzut oka wystarcza, by wiedzieć, co muszę dokupić i co zrobić. Bez trwonienia czasu na codzienne debatowanie nad jedzeniem i nagłe latanie po sklepach w poszukiwaniu czegoś, o czym nie wiedziałam, że będzie potrzebne.

Kiedy dzień dobiega końca, a ja zarchiwizowałam już wszystkie zadania, przenoszę całą dzienną listę na koniec - w ten sposób kolejny dzień znajduje się na początku szeregu.



my board trello

Sprawy prywatne


Na tej tablicy znajdują się:
  • Lista zadań - wszystko, co przyjdzie mi do głowy, a co nie ma przypisanej konkretnej daty wykonania. Zazwyczaj są to spontaniczne zapiski, które nie trafiają do "codziennika" właśnie dlatego, że są niezaplanowane i właściwie nie wiem, kiedy zostaną wykonane. Ale żeby o nich nie zapomnieć - zapisuję.
  • Lista zakupowa - tutaj zastosowałam podział na różne kategorie. Są książki, które chciałabym kupić, są rzeczy potrzebne do remontu, produkty które kupuję na co dzień i większa lista na planowane duże zakupy.
  • Filmy - posiłkując się moją filmwebową listą filmów do obejrzenia, co jakiś czas dodaję na tablicę filmy wraz z datami i godzinami emisji. Dzięki dodaniu dat, trafiają one jednocześnie do kalendarza Trello, który zintegrowałam z kalendarzem Google, dzięki czemu nie ma szans, bym cokolwiek przegapiła - a wszystko to dzięki stosownym powiadomieniom.
  • Przepisy - do niedawna gromadziłam przepisy w zakładkach przeglądarki albo w Evernote, którego szczerze nie znoszę i którego z radością się pozbyłam, ale znacznie przyjemniej jest mieć je pod ręką - w takiej ładnej i przejrzystej formie.

Do tej tablicy ma dostęp również Marcin. W ten sposób możemy oboje dopisywać zadania, produkty do kupienia czy filmy do obejrzenia.



tablica trello

Sprawy służbowe


Tę tablicę stworzyłam z myślą o organizacji spraw związanych z pracą. Gromadzę tutaj pomysły i projekty, planuję promocje, notuję zadania, które normalnie wyleciałyby mi z głowy itd. Wszystko w jednym miejscu, zawsze pod ręką - niezależnie, czy jestem w domu, za miastem czy przy komputerze męża.



tablica board trello

Sprawy blogowe


Oto moje centrum zarządzania sprawami związanymi z blogiem. Najważniejsze punkty tej tablicy, to:
  • Kalendarz wpisów na dany miesiąc - gdy wiem już kiedy i jaki wpis chcę opublikować, w ramach przypominajki i motywatora umieszczam go na liście, opatruję stosowną datą i odhaczam po wykonaniu.
  • Kopalnia - tutaj gromadzę pomysły na wpisy i cykle oraz notuję luźne myśli związane z blogiem
  • Egzemplarze recenzenckie - żeby o niczym nie zapomnieć, zapisuję - z podziałem na miesiące - kiedy przybyły do mnie dane książki. Po przeczytaniu, znikają z listy i trafiają do archiwum.

Zanim przekonałam się do Dysku Google, umieszczałam tutaj również - widoczne powyżej - grafiki związane z blogiem, żeby w razie czego mieć do nich swobodny dostęp.



ksiazki trello tablica board

Książki


Tę tablicę stworzyłam na potrzeby niniejszego wpisu, ale prawdopodobnie zostanie ze mną na dłużej. Jako jedyna ma ona status publiczny, a wszystko po to, abyście mogli przyjrzeć jej się z bliska, kliknąć tu i tam, sprawdzić dostępne opcje itd. Tablica dostępna jest tutaj: Książki - kreatywa.net. Podzieliłam ją na cztery sekcje z książkami, które czytam, wkrótce przeczytam, ostatnio przeczytałam (po kliknięciu na zdjęcie ukazuje się link do wpisu na blogu) i które chciałabym mieć. Tutaj też możecie przyjrzeć się działaniu kolorowych etykiet, które pozwalają lepiej porządkować treść.


Trello od środka


Tak prezentuje się strona główna Trello, z poziomu której możemy przejść do wybranej przez siebie tablicy:

trello strona glowna screen

Większość moich kart na tablicach zawiera tzw. "checklisty", czyli wygodne w obsłudze listy spraw do odhaczenia. To właśnie na nich opierają się moje listy zakupowe, codzienne zadania czy propozycje posiłków:

trello checklista

W bocznym menu można pobawić się nieco opcjami Trello. Tworzenie etykiet, zmienianie tła, filtrowanie kart, dodawanie naklejek, przeglądanie archiwum itd. - panel zawiera całkiem sporo opcji, z którymi warto się zapoznać:

menu trello

Poniżej przykład karty. Widać tutaj wszystkie opcje - dodawanie etykiet, członków, opisów, komentarzy, załączników, checklist i dat, a także takie opcje jak archiwizacja, kopiowanie czy przesuwanie.

trello card karta

Dostęp do powyższych opcji można uzyskać również łatwo i szybko z poziomu tablicy:

trello rozne opcje

Obsługa list jest niezwykle łatwa. Wystarczy kliknięcie i ruch myszy, aby swobodnie przesuwać całe listy lub pojedyncze karty:

trello nawigacja
trello navigation


Aplikacja mobilna Trello


Ogromną zaletą Trello jest to, że do swoich tablic można mieć dostęp nie tylko z komputera, ale także tabletu i smartfona. Sama bardzo sobie chwalę tę opcję, bo nawet z dala od laptopa mam pełen dostęp do wszystkich swoich list. Poniżej kilka screenów z aplikacji:



Jak widać - w Trello rządzi prostota użycia, estetyka i ogromna funkcjonalność. Ja jestem zachwycona. A najwspanialsze jest to, że każdego dnia przychodzą mi do głowy nowe pomysły, jak ulepszyć swoje tablice i być dzięki temu jeszcze bardziej wydajną i lepiej zorganizowaną.


O Trello parę słów


Co jeszcze musicie wiedzieć? Na przykład to, że Trello jest w pełni funkcjonalne w wersji darmowej, ale istnieją także opcje płatne. Nie przyglądałam się wersji biznesowej, bo to zupełnie nie moja działka, ale dzięki temu, że z mojego linku zarejestrował się w serwisie Marcin, zyskałam możliwość testowania przez miesiąc wersji Gold. Ta wersja pozwala na dodawanie większych załączników i użycie większej liczby naklejek (sama w ogóle z nich nie korzystam) oraz teł. Krótko mówiąc - nie jest to nic na tyle istotnego, aby trzeba było wydawać na to $5 miesięcznie.

Póki co strona obsługuje języki: angielski, hiszpański, niemiecki, portugalski i francuski, ale widziałam kiedyś informację, że trwają prace również nad wersją polską. Nie obawiajcie się jednak, obsługa aplikacji jest tak bajecznie prosta, że nawet przy użyciu angielskiego każdy sobie z nią spokojnie poradzi.

Zachęcam Was do korzystania z Trello - szczególnie, jeżeli lubicie mieć porządek w projektach i zadaniach albo macie problem z ogarnianiem codziennych spraw.

Przeczytaj również:

24 komentarze:

  1. Super rozwiązanie! Być może moje papierowe zapiski niebawem znikną całkowicie.

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. O tak, ja bardzo kocham swój organizer, kalendarz i wszelkie notatniki, ale z powodu Trello odeszły one nieco w zapomnienie.

      Usuń
  2. Zaciekawiłaś mnie tym programem ;)
    Chyba przetestuję, bo jakoś w tym roku wyjątkowo ciężko mi jest zaprzyjaźnić się z tradycyjnym kalendarzem.

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Mnie też, dlatego właśnie cieszę się, że są takie rozwiązania :)

      Usuń
  3. Znam ! Korzystaliśmy z tego programu przez jakiś czas w pracy współpracując z grafikiem, który wrzucał nam tam swoje prace. Bardzo przydatny i przejrzysty program:)

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Nie miałam okazji pracować na nim w grupie, ale wyobrażam sobie, że to musi być bardzo wygodne i ciekawe.

      Usuń
  4. Program wygląda ciekawie, ale chyba nie przekonam się do planowania elektronicznego. Ja to sobie muszę pobazgrać, ponaklejać i mieć pod ręką, bo inaczej na pewno zapomnę :) Właśnie uzupełniam plany na kolejny miesiąc :)

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Każdy lubi co innego, najważniejsze to znaleźć sposób skrojony na swoją miarę :)

      Usuń
  5. Z Twojego opisu przypina Springpad, za którym tęsknię. Do tej pory wydawało mi się, że Trello służy tylko do pracy grupowej! Chyba dlatego, że każdy podkreślał tę właśnie możliwość, a do notatek i list większość używa Evernote, którego ja też nie lubię. Wielkie dzięki za ten wpis! :) Idę sprawdzić limity znaków w Trello!

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Kiedyś pisałam o Springpadzie, wspaniała aplikacja. Właśnie po jej zamknięciu wszystko, co miałam, wylądowało na Evernote. Cieszę się, że mogłam toto pożegnać i przerzucić się na coś tak fajnego jak Trello.

      Mam nadzieję, że Ci się spodoba :)

      Usuń
  6. Muszę wypróbować chociaż wolę wszystko ręcznie spisywać niż mieć wszystko w aplikacji :) tylko jedną nogą jestem w XXI ;)

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Ja już zbyt wiele razy zawiodłam się na notatkach pisanych, dlatego właśnie te elektroniczne okazały się dla mnie prawdziwym wybawieniem.

      Usuń
  7. Nie znałam tego narzędzia, ale koniecznie muszę spróbować, szukałam właśnie czegoś podobnego.

    OdpowiedzUsuń
  8. Korzystam(y) z tego w pracy (płatnej wersji), wszyscy są zadowoleni, a ja wciąż sobie obiecuję, że ruszę z wersja prywatną. Mobilizujesz! :)

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. No to ruszaj koniecznie, tym bardziej, że już wiesz, 'z czym to się je' :)

      Usuń
  9. fajna aplikacja, ale wolę sobie jednak zapisywać wszystko na papierze ;)

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. To też dobrze, najważniejsze, to znaleźć swój sposób :)

      Usuń
  10. Świetna sprawa! Nie słyszałam wcześniej o tej aplikacji, ale wydaje się być warta uwagi :)
    Pozdrawiam serdecznie!

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Cieszę się, że się podoba. Zachęcam do spróbowania :)

      Usuń
  11. Świetny pomysł z tą aplikacją. Muszę jej się przyjrzeć w wolnej chwili

    OdpowiedzUsuń
  12. Bardzo fajna aplikacja:)) Musze ściągnąć na próbę i zobaczyć jak się sprawdzi w moim świecie, ale to jak wygląda u Ciebie bardzo mi sie podoba

    www.kobietawielozadaniowa.blogspot.com

    OdpowiedzUsuń
  13. Klaudyna jesteś niesamowita:) Dzięki Tobie próbuje się ogarnąć i zorganizować, mam nadzieje że mi się uda! Ale tyle Twoich inspiracji a tak mało czasu:P

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. Dziękuję! :)) Bardzo się cieszę i trzymam kciuki!

      Usuń